Căn Bản Tổ Chức Công Ty

CĂN BẢN TỔ CHỨC CÔNG TY
CỔ ĐÔNG, HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ VÀ BAN GIÁM ĐỐC

Một số bạn bè trong nước thường than phiền với tôi rằng hình thức tổ chức các Cty nước ngoài , và nhất là các chức vị của họ sao có vẻ rắc rối quá!
Vấn đề này thật ra cũng không phải đơn giản ngay cả đối với người nước ngoài.
Và nhất là đối với các bạn trong nước thì lại càng thấy phức tạp hơn, có lẽ vì 3 lý do chính sau đây:
1. Chưa rõ sự khác biệt về mục đích
2. Chưa rõ sự khác biệt giữa 2 hệ thống Mỹ và Âu về các chức vị trong hội đồng quản trị và ban giám đốc.
3. Tiếng Việt chưa có đủ từ để dịch cho đúng nghĩa các chức vụ này.

PHÂN BIỆT CỔ ĐÔNG VÀ HỘI ĐỒNG BAN QUẢN TRỊ & BAN GĐ

Lựa chọn 1 Cty để bỏ vào đầu tư thì cũng chẳng khác gì lựa xe đò để người ta đưa mình đi Hà Nội.
Khách trên xe ( tương tự như các cổ đông trong 1 cty ) ai cũng muốn đến nơi ( cùng muốn có lãi ) nhưng không biết đi đường nào, lại cũng không biết lái xe, do đó họ bèn lựa 1 người làm đại diện chỉ đường ( Hôi đồng qtrị)
Người này đóng vai trò “ cai “ xe, sẽ đi tìm thuê 1 anh lái xe ( Ban GĐốc ), thương lượng trả 1 số lương để anh ta lái chiếc xe ( cty ) chạy theo bản đồ về hướng mà người cai xe được khách ủy nhiệm đã vạch ra.

Dĩ nhiên là anh lái xe, qua kinh nghiệm lâu năm, có thể đề nghị 1 con đường đi khác nhưng dự kiến này ( dự tính kế hoạch hoạt động hàng năm ) cũng như các đề nghị xin mua thêm đồ phụ tùng cho chiếc xe ( luận chứng kinh tế kỹ thuật cho các dự án đầu tư ) phải được người cai xe đại diện duyệt xét và phê chuẩn.
Mục đích của anh lái xe là phải bảo trì chiếc xe và cứ theo đúng đường mà lái để đưa khách đến nơi bình yên.
Nếu để hư máy giữa đường hoặc bị tai nạn ( cty bị lỗ lã ), hoặc bị cảnh sát phạt xe vì lái ẩu ( vi phạm luật cty), thì người cai xe có thể sa thải người lái xe cũ ( bãi nhiệm ban GĐốc cũ ) mà tìm người lái xe mới (đổi Ban giám đốc mới )
Nếu xe ( cty) vẫn cứ tiếp tục chạy dở ( lỗ lã liên tục ), thì cũng có thể là người cai xe chỉ đường không đúng, chẳng hạn như thay vì chọn đường quốc lộ thì lại quyết định chọn 1 con đường tắt khác khác để chẳng may gặp cầu gãy hoặc khiến người lái xe kẹt dưới ruộng (đưa cty vào những dự án lỗ nặng)
Trong trường hợp này, khách đi xe ( cổ đông ) có 2 cách :
-Hoặc họ đã thấy trước là mọi sự không ổn nên bỏ xe này đi xe khác ( bán cổ phần cty để mua cổ phần cty khác )
-Hoặc họ có thể họp tất cả các khách đi xe lại ( triệu tập hội nghị cổ đông) để đổi người cai xe ( thay hội đồng quản trị ), và người cai xe mới sẽ tìm một người lái xe mới ( thay BGĐ mới )

1. Cổ đông

Cổ đông là những người nắm phần hùn trong tổn số vốn của cty, hay nói cách khác là họ những chủ nhân của cty.
Tuy vậy, họ chỉ có thể gây ảnh hưởng đến cty qua những cuộc họp cổ đông, như kỳ họp đội hội thường niên ( annual general meeting ) mà trong đó các vấn đề quan trọng được đưa ra thảo luận và bỏ phiếu dựa trên tiêu chuẩn đa số phiếu.
Muốn thay đổi đường lối hoạt động của cty thì cách mà cổ đông thường dùng nhất là bỏ phiếu thay đổi các thành viên trong hội đồng qtrị, dựa trên các điều khoản đã được đề ra trong bản điều lệ tổ chức cty ( articles of association )

2. Hội đồng qtrị

Vai trò của các thành viên hội đồng qtrị ( HĐQT ) chỉ là đứng đại diện cho cổ đông.
Họ được trả một số phí và ngoài ra thì tuyệt đối không được phép lợi dụng cty để làm lợi riêng cho họ hoặc gia đình.
HĐQT có trách nhiệm lo cho cty hoạt động và đạt kết quả tốt, theo những kế hoạch đã được vạch ra. HĐQT có nhiệm vụ chọn người làm Tổng GĐ để điều hành công việc hàng ngày của cty, phê chuẩn các dự toán thu chi ( budgets ) hàng năm, cố vấn cho ban giám đốc về đường hướng phát triển, kỹ thuật, thị trường….
Ngoài ra, HĐQT không được can thiệp vào việc điều hành công việc hằng ngày của Tổng GĐ.

3. Ban GĐ

Công việc quản lý, điều hành hàng ngày sẽ do các nhân viên ăn lương ( salaried employees ) đảm nhiệm. Tuỳ thuộc vào chức năng và tầm quan trọng, học được sắp đặt vào 1 hệ thống tổ chức gồm nhiều tầng mà tầng cao nhất là Tổng GĐ cty.
TGĐ có quyền tổ chức bộ máy cty, kể cả việc chọn các Phó TGĐ, với mục đích làm sao cho bộ máy làm việc một cách có hiệu quả cao nhất. TGĐ chịu trách nhiệm trực tiếp đối với HĐQT.

SỰ KHÁC BIỆT GIỮA HAI HỆ THỐNG MỸ & CHÂU ÂU

1.Tổ chức cty theo lối Mỹ.

Trong cách tổ chức cty theo lối Mỹ thì vấn để chức vị tương đối được phân biệt rõng ràng :

Trong HĐQT ( board of directors) gồm có nhiều thành viên ( directors) và đứng đầu là chủ tịch hội đồng quản trị ( chairman )

Trong thành phần quản lý cty ( management ) thì cao nhất là tổng Gđ ( president) , và dưới ông ta có các phó tổng giám đốc ( vice president) phụ trách các ban ngành, và dưới nữa có các cấp giám đốc ( manager)…

Trong 1 cty lớn với nhiều thành viên, người ta lại chia mỗi cấp ra làm nhiều cấp mang những chức vị khác nhau, thí dụ như :

-President còn có thể được gọi là chief executive officer ( gọi tắt là CEO )
-Cấp vice president lại còn có thể phân ra : executive vice president ( EVP) , vice president ( VP), assistant vice president (AVP), first vice president, second vice president…Trong các cty lớn, người phụ trách về tài chính còn được gọi là chief financial officer ( CFO)…

-Cấp manager trở xuống có thể chia làm : senior manager, manager, deputy manager, assistant manager, supervisor, officer, analyst…

2. Tổ chức cty theo lối châu Âu

Các cty châu Âu thường ít có chức vị hơn và đôi khi ngược với lối Mỹ khiến người ta dễ hiểu lầm hơn. HĐQT cũng có hình thức tương tự, tuy nhiên trong các cty Pháp thì chủ tịch HĐQT được gọi là chủ tịch hội đồng cố vấn quản trị ( président du conseil d’administration). Chairman là chữ tiếng Anh nên người Pháp không dùng.

Trong thành phần quản lý cty thì lại không hay dùng các chức vị như giám đốc, phó GĐ ( president, vice president) theo lối Mỹ, mà lại dùng chức tổng giám đốc ( director general) và nhất là có nhiểu người mang chức vị giám đốc ( director) khiến ta nếu theo tiêu chuẩn Mỹ mà xét thì cứ nhầm tưởng những người này là thành viên HĐQT. Trong một số các cty khiêm nhường hơn, thì tổng giám đốc được gọi là general manager, còn các cấp thủ trưởng các ban ngành được gọi là manager ( tương đương với vice president trong hệ thống Mỹ)

3. Pha trộn giữa các thành phần

Trên đây chỉ là một là thí dụ rất đơn giản, trong đó những người trong 3 thành phần hoàn toàn biệt lập với nhau. Trong thực tế thì thường hay có vài pha trộn, chẳng hạn như Tổng Giám đốc vừa có chân trong HĐQT và ngườc lại một thành viên trong HĐQT có thể đồng thời giữ chức vụ trong thành phần quản lý công ty ( managerment)

Như đã nói trên, HĐQT không có chức năng điều hành công việc thường ngày của cty mà phải giao cho một tổng gđốc lo việc này. Tuy nhiên có khi HĐQT chọn một thành viên ( Director) của HĐQT để làm tổng gđốc. Khi ấy, người này sẽ được gọi hoặc là :

a. Managing Director,
b. Executive Director
c. Director & President
d. Director & CEO

Nói chung thường hễ thấy chữ Director thì ta biết ngay rằng người ấy là thành viên của HĐQT ( lối Mỹ)
Chưa hết, nếu HĐQT bầu ngay ông chủ tịch ( Chairman) của HĐQT làm tổng gđốc thì ông này lúc ấy có thể được gọi là :

a. Executive Chairman
b. Chairman & CEO
c. Chairman & managing Director…

Nếu cuộc đời chỉ giản dị như vậy thì cũng đỡ nhức đầu, tiếc thay không có một luật nào bắt buộc các công ty phải dùng các chức vị nói trên.
Rất nhiều cty nhỉ muốn “ hù thiên hạ” nên đã cho nhân viên của họ những chức vị rất kêu. Thí dụ như phần đông trong các công ty Mỹ chức vị Vice President trở thành quá thông thường, trong khi đó ở một ngân hàng Anh thì có người với mấy chục năm kinh nghiệm, làm việc đến lúc tóc rụng, sói gần hết đầu mà cũng chỉ là một officer hay manager mà thôi.

Biết như vậy, tôi khuyên các bạn khi gặp “cái gọi ông lớn” của một cty nước ngoài thì cũng chớ vội choáng ngợp! Tất cả chủ yếu tuỳ thuộc vào tầm cỡ của cty ấy. Không phải “ngài” Vice president nào cũng đáng nể, vì có khi họ không bằng một người manager của một tập đoàn lớn chẳng hạn. Điều cần nhất là phải tìm hiểu về cty ấy, bảo họ đưa xem các tài liệu giới thiệu về cty của họ, cho biết doanh số..v..v…chứ đừng để cho họ …hù mình dễ dàng!

4. Khó khăn trong vấn đề dịch các chức vị ra tiếng Việt

Chắc bạn cũng để ý rằng tiếng Việt không cò đủ từ để dịch các chức vị nói trên. Quanh đi quẩn lại thì chức gì cũng dịch là…giám đốc cả! Trong khuôn khổ hạn hẹp của bài báo này và một phần lớn cũng vì khả năng tiếng Việt hạn chế, tôi chỉ xin mạn phép đưa ra một vài nhận xét nhỏ sau đây:

a) Board of Directors: như đã trình bày ở trên, thành phần này hoàn toàn không có chức năng quản lý cty. Chữ Director hoàn toàn bắt nguồn từ chữ Direction, có nghĩa là phương hướng. Ngưòi Pháp còn gọi là Conseil D’administration ( tạm dịch là cố vấn quản trị). Như vậy, theo tôi nên gọi hội đồng chỉ đạo ( hay một từ gì khác) thì có lý hơn chăng?

b) Board of Managrment: dùng chữ này cho Board of Directors thì không đúng nghĩa bởi vì ở nước ngoài có một sự phân biệt rõ ràng giữa Board of Directors và Management, không thể lẫn lộn nhau. Ta cũng không nên lầm với Executive Committee hoặc Managerment Committee, là một “ uỷ ban” đặc biệt gồm một nhóm nhân viên tập hợp lại để giải quyết vấn đề cao cấp nào đó thuộc về quản lý công ty ( management) .

c) Tổng giám đốc: nên dành từ này cho người cao cấp nhất trong thành phần quản lý cty ( management), đại khái dựa theo bảng phân biệt nêu trên.
d) Giám đốc: nên dùng từ này cho các cấp trong thành phần quản lý cty ( management) , chứ đừng nên dùng chỉ một thành viên ( Director) của hội đồng chỉ đạo ( Board of Directors)

e) Expert: các cty nước ngoài không dùng từ này để gọi các chuyên viên của họ. Thường thì dùng chức vị Analyst, hay Officer.

Đọc cái này của bác thấy thú vị quá.

Tui nhớ lại công ty cũ tui làm, trước đây làm kế tóan để niêm yết ở TTCK Zurich, đến khi có mấy anh Mẽo vô Board of Director thì lại lùng xùng đòi niêm yết ở NYSE! thê là hệ thống kế tóan phải đổi qua kiểu Mỹ thì kiểm tóan Mỹ mới chấp nhận.
Nhân tiện, các bác ngồi ở Zurich liền đổi cái gọi là Tittle & Terminology sang kiểu Mỹ luôn.

Sếp mình đang là Country Manager nghe rất dễ hiểu thì chuyển thành Group Representative Officer (GRO), một lọat các bác đang là Manager nay được lên đời thành BAU ( Business Area Unit) Manager, còn sếp các bác đó thì thành VP ( Vice President) hết.

Mỗi khi đi họp với các bác Việt nam nhà mình, đến đọan dịch chức danh thì rất vui.

Vì yêu cầu là dịch sát nghĩa nên thành ra cáci thằng to khủng long là GRO thì rất hay được xếp ghế thấp hơn VP vì GRO dịch ra tiếng mình là đại diện tâp đoàn thì nghe không kêu bằng Phó Chủ tịch ! Bởi vậy, các bác bên phía Việt nam khi đọc diễn văn đáp từ luôn có câu này ” Kính thưa ngài X, phó Chủ tịch, ngài Y, nhân viên đại diện công ty ABC…”

Advertisements

Khởi nghiệp ngay cả khi bạn vẫn đang làm thuê

Trừ khi bạn có khả năng và dự định phát hành một cuốn truyện cực kỳ ăn khách như serie truyện Harry Potter, hoặc có sắp được thừa kế một gia tài lớn từ ông bác họ không có người nối dõi, cơ hội duy nhất để bạn có thể trở thành người giàu có là thành lập và điều hành công ty của riêng bạn. Tất nhiên, còn một cách khác là hàng ngày đều đặn mua vé số để trông mong vào cơ hội mong manh trúng giải đặc biệt.

Tất cả chúng ta đều mong muốn tự kiếm được thật nhiều tiền như ông Trương Gia Bình của FPT hay ông Lê Văn Quang của Minh Phú, hơn là trông mong vào khoản thu nhập duy nhất từ lương mà chúng ta đang hưởng do việc bán chất xám hay sức lao động cho người khác. Buồn thay, khoản lương này tuy có thể chưa thật nhiều nhưng lại là nguồn cung duy nhất cho mọi chi tiêu hàng ngày như tiền thuê nhà hoặc trả góp nhà (nếu đang mua trả góp qua ngân hàng), ăn uống sinh hoạt, giải trí, mua sắm, tiền học cho con cái, và vân vân khoản phải chi khác. Nói một cách khác, chúng ta phụ thuộc hoàn toàn vào khoản lương này.

Vậy, chẳng lẽ cách duy nhất để khởi nghiệp là chấp nhận rủi ro của việc phiêu lưu mạo hiểm và rời bỏ công việc hiện tại với nguồn thu nhập chính từ lương này hay sao?

Sự thật là bạn không cần phải hy sinh mọi thứ để có thể bắt đầu khởi sự thành lập và điều hành công ty của riêng mình. Bạn càng không cần phải rời bỏ công việc hiện tại, ít nhất trong thời gian đầu khởi nghiệp. Nếu chuẩn bị cẩn thận và chu đáo, bạn hoàn toàn có thể khởi sự với một số vốn nho nhỏ trong tài khoản ngân hàng, cũng như tiếp tục nhận được khoản lương hàng tháng từ công việc hiện có. Rất nhiều yếu tố quan trọng khác để việc khởi nghiệp của bạn đạt được thành công như kiến thức chuyên môn, vốn liếng, quan hệ…, nhưng quan trọng nhất trong lúc bắt đầu là một kế hoạch làm việc ngoài giờ ban đêm được lên chi tiết một cách có cơ sở và có khoa học. Vài điểm lưu ý mà bạn sẽ cần khi khởi nghiệp:

Tận dụng tài nguyên trên mạng internet.

domain.jpgNhiều năm trước, việc chi phí khởi sự thành lập một công ty thì không đơn giản và tốn kém khá nhiều tiền cũng như thời gian. Ngày nay, với vài triệu đồng bạn có thể đã có công ty với đầy đủ tư cách pháp lý cho riêng mình với thời gian không nhiều hơn một hoặc hai tuần. Các công ty tư vấn và dịch vụ sẵn sàng thỏa mãn yêu cầu của bạn một cách dễ dàng.

Khi bạn đã xây dựng được một kế hoạch kinh doanh và chọn lựa được một cái tên cho công ty của mình, hãy nhanh chóng thiết lập một văn phòng ảo trên mạng internet. Chi phí cho việc này không quá nhiều, có thể chưa đến năm trăm ngàn đồng cũng như chỉ mất 30 phút là là bạn đã có một tên miền và địa chỉ email để có thể sử dụng nếu chọn tên miền dot com hoặc hơi mất công hơn một chút nếu đăng ký tên miền quốc gia dot vn.1 Để tạo cầu nối cũng như để gây ấn tượng với khách hàng, bạn cần một trang web giới thiệu về doanh nghiệp của mình có nội dung và hình thức chuyên nghiệp nhất có thể. Với một khoản chi phí nhỏ, bạn có thể sử dụng dịch vụ của http://www.templatemonster.com với các thiết kế mẫu cho phép download về và chỉnh sử theo ý muốn của bạn.

Việc kế tiếp cần làm là thiết kế ngay danh thiếp, càng chuyên nghiệp càng tốt, với tên công ty, tên bạn, và quan trọng hơn là chức danh Giám đốc Điều hành mới của bạn. Lại một lần nữa, sự tiện dụng và phổ cập của internet tỏ ra cực kỳ hữu hiệu. Bạn có thể tìm được ngay một trang web có cung cấp dịch vụ thiết kế và in ấn, lại còn giao hàng tận nơi với chi phí cực kỳ hợp lý.

Giữ bí mật công việc.

Giờ thì bạn đã là Giám đốc Điều hành công ty của chính mình, bạn có thể sẽ muốn khoe khoang cùng bạn bè và đồng nghiệp về sự khởi đầu này. Trừ khi bạn đã chuẩn bị tinh thần sẵn sàng bỏ thời gian tìm kiếm một công việc làm thuê khác để có thu nhập trang trải cho các chi phí hàng ngày thay vì tập trung phát triển công việc cho công ty của chính bạn, bạn nên giữ bí mật càng kín càng tốt. Ông chủ hiện tại của bạn chắc chắn sẽ không thể vui khi biết ngoài việc thực hiện các công việc của công ty cũng như các công việc có liên quan, bạn còn đang tự xây dựng một đế chế cho riêng mình, mặc dù bạn làm việc này trong thời gian cá nhân. Đơn giản vì khi bạn đã dành nhiều thời gian, sức lực và tâm trí cho việc riêng của mình, bạn không thể tái tạo tốt nhất sức lao động vào ngày hôm sau khi đến công sở.

Làm việc ngoài giờ không lương.

Thật không thoải mái chút nào để vừa phải đi làm kiếm sống và sau đó làm thêm một công việc khác cũng quan trọng không kém. Đối với nhiều người, đây là sự hành xác thật sự, nhưng tôi tin rằng bạn sẽ hoàn toàn có khả năng vượt qua được nếu giấc mơ của bạn về sự giàu có và thành đạt như các doanh nhân khác.

Nếu bạn dự tính duy trì khoản thu nhập từ lương ổn định ít nhất trong thời gian đầu, bạn buộc phải làm việc ngoài giờ thay vì tìm đến các thú tiêu khiển khác. Khởi sự luôn gian lao và rủi ro, nhưng những gì nó hứa hẹn mang lại sau này thật sự là rất khích lệ. Bạn hãy cố duy trì lịch làm việc ngoài giờ ổn định để phát triển công việc cho riêng mình. Điều này có nghĩa rằng bạn thực hiện vai trò Giám đốc Điều hành công ty của mình trong khoảng thời gian từ 6 giờ chiều đến 8 giờ sáng hôm sau, và vẫn phải duy trì khả năng làm việc bình thường trong khoảng thời gian từ 8 giờ sáng đến 6 giờ chiều tại công sở.

Tập trung khai thác và duy trì những khách hàng đầu tiên.

Chắc chắn khi đã bắt đầu khởi nghiệp được một thời gian, bạn sẽ muốn giải thoát bản thân khỏi sự ràng buộc và hạn chế do công việc làm thuê hiện tại mang đến để tập trung toàn lực cho việc phát triển công việc riêng của mình. Tham vọng là tính cách rất tốt cho bất kỳ doanh nhân tự khởi nghiệp nào, nhưng bạn cần đảm bảo rằng mình đã tạo dựng được công việc kinh doanh thật sự cũng như nguồn thu nhập tạm ổn trước khi chính thức công cuộc chinh phục thế giới mới.

Qua quá trình học hỏi và trải nghiệm thực tế, chắc chắn bạn sẽ biết được rằng để tìm được khách hàng đầu tiên chấp nhận dịch vụ hay sản phẩm do công ty của bạn cung cấp thì không dễ dàng chút nào, thế nhưng để có được khách hàng thứ hai, thứ ba và các khách hàng tiếp theo thì càng khó hơn. Sự khác biệt giữa thực hiện một dự án độc lập như một cách kiếm thêm thu nhập và vận hành một công ty là việc tìm kiếm và duy trì khách hàng, bạn luôn mong muốn khách hàng sẽ sử dụng và giới thiệu cho nhiều người khác dịch vụ hoặc sản phẩm mà bạn cung cấp, trong khi thực hiện một dự án độc lập điều duy nhất bạn cần là thực hiện tốt dự án và khách hàng thanh toán dứt điểm.

Duy trì niềm tin theo cách hiện thực nhất.

Color012.JPGBạn nên cố gắng hết sức để xây dựng đế chế riêng của mình và đồng thời tiếp tục theo đuổi công việc làm thuê hiện tại cho đến khi công ty của bạn kiếm được lợi nhuận nhiều hơn khoản lương bạn đang được hưởng. Hãy cố gắng để tránh gây ra bất kỳ sao nhãng hoặc giảm hiệu suất làm việc tại công sở, bạn cần duy trì hình ảnh hiện có của mình để đảm bảo rằng nếu việc khởi nghiệp của bạn không như mong đợi, bạn vẫn có thể tiếp tục làm việc và có thu nhập bình thường.

Một kế hoạch hoàn hảo không phải là kế hoạch phát triển đột biến hay nhanh chóng rời bỏ công việc làm thuê hiện tại, mà là một kế hoạch phát triển chắc chắn và tiếp tục việc làm thuê đến lúc lâu nhất có thể. Không gì thuận lợi và an toàn bằng việc vừa được điều hành và phát triển công việc của riêng mình trong khi vẫn có khoản thu nhập thường xuyên để trang trải chi phí hàng ngày, ngay cả khi bạn sẽ phải ngủ ít hơn cũng như phải từ bỏ khá nhiều các thú tiêu khiển của mình.

“Everyone has a dream, but before you can jump, you might need a little push.”

Đàm phán với thương nhân Mỹ

Kỳ 1: Kỹ năng làm quen
Khác với phần đông thương nhân Châu Á và thương nhân một số quốc gia khác, người Mỹ không e ngại phải làm việc với người lạ. Chính vì vậy, các DN hoàn toàn có thể tự làm quen với thương nhân Mỹ thông qua thư từ, email hay điện thoại trực tiếp.

Tuy nhiên, nếu DN có thể tìm được người giới thiệu, hay tìm cơ hội gặp gỡ với bạn hàng tại các hội chợ, triển lãm thì sẽ rút ngắn được thời gian tìm hiểu nhau hơn. Còn nếu quyết định tự làm quen, DN nên chuẩn bị đầy đủ những tài liệu về tư cách pháp nhân, khả năng kinh doanh của mình để chiếm được lòng tin của đối tác. Dù làm quen theo phương pháp nào, cũng chỉ nên đến gặp đối tác khi đã được hẹn trước. Những cuộc thăm viếng bất ngờ có thể bị coi là rất bất lịch sự tại nơi này. Sau đây là một số kỹ năng giúp DN đàm phán với các thương nhân Mỹ

Kỹ năng giao tiếp

Người Mỹ nổi tiếng là những người có tác phong giao tiếp cởi mở, thân thiện. Ngôn ngữ chủ yếu để giao dịch ở đây là tiếng Anh. Khi gặp nhau, tùy theo thời điểm mà chúng ta có thể dùng [I]”good morning” hay “good afternoon”…, có thể kèm theo cúi đầu hoặc bắt tay nhẹ. Khác với người Pháp, người Mỹ không hay bắt tay, nếu có cũng không không kéo dài. Những cử chỉ khác như vỗ vai, ôm hôn,… không phổ biến ở Mỹ.

Người Mỹ cũng không cầu kỳ trong cách ăn mặc, đặc biệt là các doanh nhân. Hình ảnh Bill Gates, người giàu nhất thế giới, thường xuất hiện trước công chúng trong bộ trang phục quần Jean và áo chui đầu, có thể coi như phong cách điển hình của Mỹ.

Người Mỹ rất coi trọng công việc, đối với họ “business is business” nên họ coi trọng trước hết là hiệu quả công việc. Vì vậy, việc tặng quà hay tổ chức các bữa tiệc tiếp đón không thật sự cần thiết. Người Mỹ không coi trọng việc tặng quà. Hơn nữa, luật pháp nước Mỹ quy định rất chặt chẽ về việc chống tham nhũng nên các thương nhân không được trao và nhận những món quà đắt tiền. Vì vậy, khi gặp nhau các bên chỉ nên chuẩn bị những món quà mang tính lưu niệm có logo của Cty.

Kỹ năng thương lượng

Tốc độ – vấn đề đầu tiên cần lưu tâm ở Mỹ. Điều cần lưu ý đầu tiên khi làm việc với người Mỹ có lẽ là tốc độ trong công cuộc làm ăn của họ. Người Mỹ có khuynh hướng định đoạt mau chóng mọi chuyện. Nếu họ không bán ngay được hàng cho bạn, họ sẽ bỏ đi bán cho người khác. Thông thường, nhịp độ đàm phán được quyết định bởi bên có ưu thế. Vì vậy, khi giao dịch với thương nhân Mỹ, chắc chắn chúng ta sẽ phải tăng tốc độ. Câu nói cửa miệng của người Mỹ là “Make it snappy!” (Nhanh lên!), “Jump to it” (Nhào vô!) “What are we waiting for” (Còn chờ gì nữa?). Với người Mỹ, phí thời giờ tức là phí đời sống.

Quy mô to lớn của các cuộc giao dịch. Nhà đàm phán nên chuẩn bị những đơn chào hàng với số lượng lớn hơn nhiều so với các thương vụ làm ăn với các DN ASEAN hay EU. Tuy nhiên cần lường trước năng lực của mình khi đưa ra đơn chào hàng vì một khi đã đưa ra, chúng ta sẽ rất khó có khả năng thay đổi.

Trong giao tiếp, người Mỹ ưa thích sự thẳng thắn và phô trương. Một trong những nguyên nhân đầu tiên dẫn đến nhận xét này là người Mỹ thường có xu hướng nói to, thích nhìn thẳng vào người đối diện và có thái độ đòi hỏi quyền lợi một cách công khai. Họ luôn luôn thúc đẩy cuộc thương lượng đến chỗ kết thúc một cách mau chóng nhất. Rất tự tin và phô trương, họ dễ dàng tìm cách ép buộc bạn chấp nhận điều họ đề nghị. Điều đầu tiên là họ muốn gây ấn tượng là họ rất hùng mạnh bằng các con số về quy mô của Cty trên thị trường, kim ngạch mua bán hay số nhân công. Họ muốn làm bạn có cảm giác được giao dịch với họ là quyền lợi lớn nhất của bạn. Người Mỹ có thể gây cho ta cảm tưởng là họ không thận trọng lắm. Nhưng trên thực tế, họ có đủ sức để chịu đựng vài ba thất bại, các giao dịch của họ đã được chuẩn bị hết sức kỹ lưỡng để bảo vệ tối đa quyền lợi của mình vì vâỵ, bạn đừng mất tinh thần vì vẻ bề ngoài của họ.

Hoàng Ngọc Ánh

Free: a Tactic, not a Business Model

Every time an economic bubble develops, many will tell you how “this time it’s different,” how “this time the rules have changed.” The lie of the Web 2.0 bubble is that free is the way to succeed in the new economy. That’s not true. The rules of economics have not changed. The best way to make money in the new economy, in the Web 2.0 economy, comes down to the same fundamental business model that has always existed: create something of value for people who will pay for it.

Josh Kopelman of Redeye VC notes the penny gap:

scaling from $5 to $50 million is not the toughest part of a new venture – it’s getting your users to pay you anything at all. The biggest gap in any venture is that between a service that is free and one that costs a penny.

Then he suggests that the existence of this hard-to-cross chasm means you should look for someone other than users to pay–advertisers perhaps.

However, the reason there’s a huge gap between people paying you nothing and people paying you something is because that’s where you go from hobby to business. Between zero revenue and positive revenue lies your business model. Going from zero pay to a penny is where you’ve discovered how to make money–and that’s what businesses are about. The penny gap separates the winners from the losers, economically speaking.

VC Fred Wilson wrote in defense of free in 2005: “free is a great way to make money. You just have to know how you are going to get paid for being free.”

That’s the key to having a business: getting paid, not whether you offer free samples in the morning newspaper to convince people your shampoo smells really great.

To be fair to these VCs, they’re not advocating doing everything without pay. They’re suggesting free as a tactic towards getting paid in other ways: through advertising, or by premium services (as in a freemium model), or maybe even through being acquired by a company with a large wallet. Free is only a tactic, though, not a business model.

Conflating the two misleads web application developers into thinking they don’t need to do the hard work of figuring out what’s really of value to users before they build and launch their online service. Who loses? Users, because we have to suffer through introduction after introduction of half-baked web apps that we’re not willing to pay for with our money or our attention.

( http://gigaom.com/2007/03/13/free-a-tactic-not-a-business-model/)

Founders at Work: Sabeer Bhatia, Hotmail

“Khi đó, chúng tôi đều đang có công việc riêng, và chúng thôi quyết định dành mọi thời gian cuối tuần và các buổi tối để phát triển sản phẩm. Rồi đến một thời điểm mà một trong hai chúng tôi phải bỏ việc để tập trung toàn bộ thời gian vào nó, nên tôi bảo Jack [Smith] “Tôi độc thân và không có gia đình. Sao anh không nghỉ việc để làm cái này và tôi sẽ đưa anh một nửa lương của tôi?” Ít nhất là anh ấy có thể nuôi gia đình mình. Tôi không cần nhiều tiền đến thế”. Bhatia và Smith cùng làm cho Apple vào thời điểm đó.

“Chúng tôi tìm đến các nhà đầu tư mạo hiểm và nhiều trong số họ không thích và nói: “Anh sẽ kiếm tiền kiểu gì nếu như anh cho người khác dùng miễn phí?” Chúng tôi nói sẽ thu thập được thông tin về phân bố tuổi của khách hàng, và chất lượng thông tin của từng khách hàng sẽ giúp chúng ta quảng cáo đến họ. Nhưng tất nhiên vào thời điểm đó thì quảng cáo vẫn chưa phải là mô hình doanh thu hiệu quả.”

“Nếu cái đó [Hotmail] giải quyết tốt các vấn đề của mình, nó cũng sẽ giải quyết các vấn đề của người khác nữa”.

“Anh phải nhận ra là vào những ngày đó chúng tôi chẳng có gì, chỉ đơn thuần là ý tưởng. Mỗi khi gõ cửa một nhà đầu tư, họ sẽ lắc đầu vì lý do này hay lý do khác, chẳng hạn như: “Các anh, các anh học gì ra?” Chúng tôi bảo họ là chúng tôi học về phần cứng. “Vậy tại sao anh phát triển phần mềm?”.

Một số còn nói, “Nhưng các anh quá trẻ. Các anh có kinh nghiệm quản lý không?”. “Không”, chúng tôi nói, “chúng tôi chỉ là hai gã trai trẻ; chúng tôi có một ý tưởng cực hay”.”

“Cộng đồng nhà đầu tư mạo hiểm quan hệ chằng chịt với nhau, anh không biết đâu.”

“Phải mất nhiều thời gian trước khi anh tạo đột phá đến một nhà quảng cáo và khiến họ trả tiền anh. Thực tế là, trong 3-4 tháng đầu chúng tôi quảng cáo giúp họ miễn phí”.

Bhatia kể về quá trình thương lượng để bán Hotmail cho Microsoft: “Vào tháng 8/1997, Microsoft liên hệ chúng tôi và nói: “Wow, [Hotmail] to thật đấy. Có thật là anh có 7 triệu người dùng không?” Họ biết là chúng tôi đang phát triển rất nhanh và họ muốn biết làm thế nào mà chúng tôi có thể phục vụ email cho 7 triệu người bởi vì họ đang rất vất vả cung cấp email cho chỉ 2.5 triệu khách hàng của MSN” … “Họ gọi chúng tôi đến gặp Bill [Gates] vào 13/10/1997 và chỉ chúng tôi xem cơ ngơi của Microsoft, trụ sở chính và mọi thứ. … Chúng tôi được dẫn vào một phòng với một cái bàn to khiếp, và ở đó có đến 15 nhà thương thuyết ngồi phía bên kia cái bàn, trong đó có dân phát triển doanh nghiệp, luật sư, và kế toán.  Họ phát biểu rằng họ thích chúng tôi thế này, thế kia, và vì thế họ muốn mua lại chúng tôi với giá 160 triệu đô.” … “Anh ta [CFO của Microsoft] muốn tôi mở miệng nhưng tôi đã được dặn trước là nếu như tôi mở miệng thì không có cách gì tôi có thể đàm phán với quá nhiều người như thế”.

Khi Livingston nhắc đến chuyện Bhatia đến Mỹ chỉ với 250 đô trong túi và tại sao anh lại không thấy hấp dẫn với lời đề nghị bán với giá cỡ 300 triệu, Bhatia cho rằng anh có nhất nhiều người dùng, và điều đó không dễ gì có thể đánh đổ được, kể cả khi Microsoft có hàng ngàn kỹ sư. Cuối năm 1997, Micosoft mua Hotmail với giá 400 triệu.

“Có thể là có ai đó có nhu cầu gì đó, và trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi có nhu cầu [sử dụng email]. Điều đó nảy sinh ra ý tưởng. Đôi khi ý tưởng nảy ra trong sự cần thiết nào đó: anh giải quyết vấn đề của anh, hi vọng là anh cũng giải quyết vấn đề đó cho rất nhiều người khác”.

(source: vietlabs)

Founders at Work: James Currier, Tickle

Năm 1999, Currier sáng lập ra trang Web tickle.com cho phép mọi người đánh giá cá tính và chính bản thân mình thông qua các bài test [mà phần lớn] có căn cứ khoa học nhằm tìm hiểu về hành vi con người. Tickle được Monster mua lại năm 2004 với khoảng 100 triệu đô la.

“Một tối tại lớp học [MBA], người ta đưa chúng tôi vài mẩu giấy và một chiếc bút chì số 2, và chúng tôi điền vào bài test cá tính trong doanh nghiệp của Myers-Briggs… Mọi người trong lớp bắt đầu bàn tán về bài test suốt 2 tuần liền – vào bữa tối, tại sân bóng rổ, vv. Tôi quan sát và nghĩ, “Mình chưa bao giờ thấy mọi người nói nhiều về một bộ phim lâu thế này. Đây hẳn là một phương tiện [truyền thông] đầy sức mạnh. Tại sao thế?”

“Có phải chúng ta là chủ đề yêu thích của chính mình? Chúng ta rất quan tâm đến bản thân mình và những người chúng ta quen biết. Tôi nhận ra rằng không có công nghệ nào khác cho phép chúng ta có được phương tiện [truyền thông] về chính mình. Tất cả các công nghệ truyền thông khác chỉ cho phép ta tìm hiểu về những người mà mình không hề quen biết. Tom Cruise, Tom Brokaw – chúng ta biết hàng tỉ thứ về họ nhưng sẽ không hề quen biết họ.

Tôi tin rằng Internet sẽ cho ta trải nghiệm truyền thông về chính mình và người quen… Và tôi nghĩ những bài test này sẽ thực sự mạnh mẽ bởi chúng ta thích nói về mình, về những người ta biết, và điều này sẽ lan tỏa như virus …

… Tôi biết hầu hết các công ty truyền thông trực tuyến đều bị giết chết bởi chi phí [để có người dùng], và tôi nhận ra rằng để xây dựng một công ty thành công, anh phải có chi phí cực thấp, nếu không nói là không có, để thu nạp người dùng.”

“Tôi phải hình dung ra những gì mà sản phẩm sẽ thực hiện. Rồi tôi phải nói chuyện với mọi người về nó và hỏi ý kiến họ. Có một sự cân bằng giữa việc nghĩ rằng anh có ý tưởng tuyệt vời này và anh không muốn ai biết, với nhu cầu bàn luận về nó và lấy ý kiến rộng rãi để anh mắc ít lỗi nhất đến mức có thể.”

“Tôi tin rằng có rất ít người có khả năng nhìn thấu tương lai. Và sẽ rất khó khi anh nói về những thứ mà chưa có gì tồn tại về nó”

“.. nếu như anh cho rằng những gì họ thấy là sai, điều đó sẽ rất không hay và họ sẽ ghét.”

“.. anh không bao giờ có đủ cho những người quanh anh. Bởi vì xây dựng một công ty là một hành động tập hợp và tổ chức năng lượng con người. … họ sẽ muốn biết hiện anh đang đứng đâu, và muốn anh đưa họ đi một bước nữa trên con đường và họ sẽ cảm thấy tự tin hơn. Họ luôn tìm kiếm những điểm tự tin. Ví dụ như: “Anh sẽ gọi nó là gì? Đặt một cái tên và chúng ta sẽ nói vế nó” … “Anh có kế hoạch kinh doanh không?” … “Anh có nhân viên không?” … “Anh có tiền không?” … “Anh có văn phòng chưa?” … “Anh có visit card không?” … “Anh có trang Web không?” … “Có ai đến trang đó chưa?” … ”

“… Chúng tôi có các bài test về sự lo lắng, về dạy dỗ con cái, về các mối quan hệ, và giao tiếp. Và không có ai đến [trang web]. Tôi nhớ là các nhà quảng cáo có nói là nếu anh muốn người ta nhớ một quảng cáo, hãy đưa vào đó trẻ con và thú cưng. Thế là tôi nghĩ, “Mình sẽ làm một bài test giải trí. Hãy cứ làm bài test xem anh có giống chó nào”. Thế là chúng tôi làm một bài test với 15 câu hỏi, và nó chẳng có căn cứ khoa học gì cả. Chúng tôi đưa lên mạng, và trong vòng 8 ngày sau đó chúng tôi có đến một triệu người truy cập. [Thế là] cứ sau 10 phút, sever của chúng tôi lại bị down.”

“iVillage.com bắt đầu bắt chước chúng tôi và tôi đã rất lo lắng trong suốt 1 năm, nhưng rồi nó cũng qua đi. Có thể là vì rất khó để các kỹ sư, nhà tâm lý học, và nhà văn nói chuyện với nhau. Anh phải xây dựng một văn hóa và giao tiếp giữa một nhóm nhỏ để họ có thể làm được việc [với nhau].”

“[Điều làm tôi ngạc nhiên nhất khi khởi nghiệp là] nó làm tôi đau đớn khủng khiếp. Tôi thức dậy vào ngày 3/10/1999 vào khoảng 4h sáng với lồng ngực bị thiêu cháy trong nỗi sợ hãi và đau đớn vì không biết làm gì và lo lắng đã lấy đi tiền của bè bạn và những người khác. Tôi nhận ra rằng những gì tôi đang gắng làm không hoạt động, và tôi không biết làm thế nào để giải quyết… Tôi đã tìm gặp 43 nhà đầu tư mạo hiểm.”

“[Khởi nghiệp] thực sự rất đau đầu và nó sẽ lấy đi cuộc sống của anh. Nếu anh quan tâm đến nó và nếu anh có cơ hội thành công, anh sẽ không còn xuất hiện trước những thứ êm ái hơn như gia đình, bè bạn và hò hẹn. Và khi anh đứng trước họ, anh cũng thực sự không xuất hiện ở đó; anh đang nghĩ về nó [công ty] vì anh đang tạo ra nó, và nó lấy đi mọi sự say mê để thành công.”

“… Tại một cuộc tái ngộ của HBS [Havard Business School], chúng tôi có một cái bàn tròn gồm tất cả những người đã từng khởi nghiệp, và một trong những giáo sư hỏi: “Có điều gì mà HBS chưa từng dạy anh?” Và tôi nói “Sự đau đớn”. Tôi chỉ nhớ là có một buối học duy nhất nhắc tới điều tương tự: một giáo sư bước ra khỏi lớp và đầy nước mắt, sau khi kể về một câu chuyện của một người bạn người đã từng khởi nghiệp từ một công ty dây cáp, và nó phá hủy cuộc đời anh, gia đình anh, và đẩy anh đến một nơi mà cuộc đời anh chỉ còn là một sự lãng phí của thời gian.”

 (Source: vietlabs )